ではその文書、どうやって保管していますか？
共用PCのHDDに？
院内LANを組んでいるのであればNAS（ネットワークHDD）に？
院内に複数のPC（たとえばスタッフ用と院長室）がある場合には、今回ご紹介する方法もおススメですよ。
Dropboxとは
Dropboxはいわゆるオンラインストレージの1種で、クラウド（インターネットの先につながった場所）にデータを保管するものです。Dropboxはただデータを預けるだけではなく、ソフトをインストールしている複数のPCの特定のフォルダー（初期設定だと"My Dropbox"フォルダー）同士を同期させることができます。
同期とは、AというPCの"My Dropbox"フォルダーとBというPCの"My Dropbox"フォルダーの中身が常に同じになることを言います。
つまり、PC「A」でファイルを作って保存すると、そのファイルはPC「B」で開いたり編集したりできます。もちろん逆も可能です。
例えば院長が自分の部屋のPCで作成した文書をスタッフが受付にあるPCで開いて印刷することができます。
もしそのときにスタッフが文書に手直しを入れた場合は、変更したファイルを院長が自分のPCで開くことができます。
NASでもいいのでは？
院内LANを組んでいるのであれば、NAS（ネットワークHDD）を使っても上記のようなことは可能です。実際、私の医院でも以前はNASに共用文書を保存していました。しかし、DropboxにはNASにはないメリットがいくつかあります。
ファイルの変更履歴が残る
スタッフに編集をお願いしたらうっかり変な風にしてしまった、あるいはファイルを削除してしまった。ということがあるかもしれません。Dropboxにはファイルの履歴が自動的に保存されています。うっかり削除、もしくは書き換えてしまった場合はDropboxのウェブサイトから過去のファイルを復元することができます。
自宅からもファイルにアクセスできる
NASの場合は基本的に院外からアクセスすることはできません。自宅PCにもDropboxをインストールすれば休診日に文書の編集のためにわざわざ医院に出かけなくても済みますし、医院で作りかけの文書の続きを自宅で編集、なんてことも可能です。
多少エコ（エコロジー・エコノミー）かも？
NASは常に電源を入れっぱなしなので電気代がかかります。また、ルータのLAN端子も1つ空きますよ。英語だけど使い方はシンプル
Dropboxは日本語には対応していないので一瞬英語だらけで躊躇してしまうかもしれませんが、基本的にはプログラムをそれぞれのPCにインストール（初期設定のままでOKです）してしまえばあとは作った文書を"My Dropbox"フォルダーに入れるだけです。最大容量の違いで無償版と有償版がありますが、オフィス文書の保存程度であれば無償版の2GBで十分でしょう。無償版でも容量を増やす方法がいくつかありますし、それでも足りなくなったらお金を払って容量をアップさせるといいでしょう。
日本語で詳しい使い方を説明してくれているサイトもたくさんありますのでぜひチャレンジしてみてください。
こちらのページからアカウントを作成すると、容量の上限（無償版だと2GB）に若干ボーナスがつきますよ。
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